Gerenciamento de Realização (ou percepção) de Benefícios é um aspecto do gerenciamento de projetos que vem recebendo atenção crescente nos últimos anos. Este é um dos tópicos recentemente incluídos no exame de certificação PMP. Neste artigo apresentaremos o que é Gerenciamento de Benefícios, o que são benefícios e onde eles se encaixam no contexto do gerenciamento de projetos. Também veremos o papel dos gerentes de projeto no Gerenciamento de Benefícios e por que o PMI tem se concentrado muito nessa disciplina.

Gerenciamento de realização de benefícios é uma disciplina emergente e não é muito bem compreendida na grande maioria das organizações. Muito poucas organizações monitoram e medem os benefícios que os projetos e programas oferecem.  O PMI vem realizando pesquisas a fim de encontrar uma correlação entre a maturidade na realização de benefícios de uma organização e o sucesso de seus projetos e programas. O PMI publicou Gerenciamento de Realização de Benefícios: Um Guia Prático, cobrindo o assunto em profundidade.

O que é um projeto bem-sucedido?

Imagine que você conceitua, planeja, projeta e desenvolve um sistema para um cliente, dentro do prazo e do orçamento, porém este nunca chega a ser utilizado. Ou que você constrói uma fábrica para um cliente e a entrega atendendo completamente aos requisitos, no entanto, apenas um mês depois de inaugurada a fábrica é fechada, pois não atende à necessidade do cliente. Você chamaria o projeto de sucesso?

Tradicionalmente, o sucesso de um projeto era medido por meio do prazo, orçamento, escopo e qualidade. Porém, muitas vezes, os projetos que são considerados bem-sucedidos usando medidas tradicionais de sucesso não conseguem entregar os benefícios para os quais foram realizados. O sucesso de um projeto ou programa está em alcançar os benefícios pretendidos (realização de benefícios).

Qual a diferença entre Objetivos e Benefícios?

Os projetos produzem saídas, que são as entregas, produtos, serviços ou resultados entregues por um projeto (ou programa ou portfólio).

Objetivos são os resultados a serem alcançados ao final de um projeto. Basicamente verificamos se o projeto fez aquilo que se propunha a fazer (um novo produto ou processo, uma contratação, um sistema desenvolvido e implantado, etc.), em conformidade com os requisitos, no prazo e no orçamento. Um projeto pode atingir seus objetivos, porém, ao mesmo tempo, pode não gerar os benefícios esperados.

Embora os termos benefício e valor sejam frequentemente usados de forma intercambiável, segundo o guia Benefits Realization Management: A Practice Guide [1], um benefício é definido como um ganho realizado pela organização e pelos beneficiários por meio das saídas. E valor é o resultado líquido dos benefícios realizados, menos o custo de alcançar esses benefícios.

Podemos então dizer que os benefícios do projeto criam valor para o patrocinador ou beneficiário do projeto após a conclusão bem-sucedida de um projeto. O valor gerado pelos benefícios pode ser tangível ou intangível.

O que é Realização de Benefícios?

A realização de benefícios é a integração dos ganhos resultantes do uso dos resultados dos projetos [1]. A realização de benefícios é o meio para garantir que os benefícios sejam derivados dos resultados do projeto e gerem valor para a organização.

O que se pretende com a Realização de Benefícios?

O objetivo da realização de benefícios é maximizar o retorno real sobre o investimento da mudança, incluindo a realização de benefícios tangíveis (como ativos monetários, capital acionário, serviços públicos, instalações, ferramentas e participação de mercado) e intangíveis ou não financeiros (como boa-fé, reconhecimento da marca, benefício público, marcas registradas, alinhamento estratégico, reputação, redução de riscos e  satisfação do cliente).

Como a Realização de Benefícios pode ajudar as organizações?

O PMI verificou que as taxas de sucesso dos projetos têm caído. Porém, suas pesquisas indicam que organizações com maturidade na realização de benefícios têm melhores taxas de sucesso de projeto e gastam menos dinheiro em projetos em comparação com as outras.

As organizações tendem a confundir novos produtos e serviços (saídas do projeto) e novos recursos (resultados do projeto) com benefícios. Os executivos não conseguem conectar o gerenciamento de projetos ao alcance de metas estratégicas. A realização de benefícios os ajudará a reconhecer que projetos e programas geram benefícios para os negócios e possibilitam a mudança necessária.

Como fazer o Gerenciamento de Realização de Benefícios?

A gestão de realização de benefícios incorpora as atividades de gerenciamento de benefícios ao longo da vida do projeto. Segundo o artigo PMI Thought Leadership Series—Benefits Realization Management Framework [2], o gerenciamento de benefícios consiste em 3 etapas principais:

  1. Identificar os benefícios: determinar os benefícios que se pretende que os projetos, programas e portfólios gerem.
  2. Executar o plano de gerenciamento de benefícios: criar as saídas (entregas planejadas) que levam aos resultados pretendidos e à realização dos benefícios.
  3. Sustentar a realização de benefícios:  o proprietário do benefício e o beneficiário (que pode ser a mesma pessoa ou organização), realizam o plano benefício, visando garantir que tudo o que o projeto ou programa produz continue a criar valor (pós-implementação). Esta fase é também onde um benefício pode ser adaptado em certas circunstâncias.

Vejamos as atividades envolvidas em cada uma dessas etapas.

Etapa 1 – Identificar os benefícios

Neste estágio, a liderança executiva da organização decide quais benefícios seguir e se os projetos (ou portfólios ou programas) são a melhor rota para atingir os objetivos estratégicos e seus benefícios associados. Os benefícios são então definidos e organizados. Cada benefício deve ter um proprietário designado.

  • Antes do início do projeto, identificar os benefícios como parte do desenvolvimento do caso de negócios (business case).
  • Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) e medidas quantitativas para fazer o acompanhamento dos benefícios.
  • Estabelecer processos para medir o progresso em relação ao Plano de realização de benefícios.
  • Criar um Plano de comunicações necessário para registrar o progresso e informar às partes interessadas.

Etapa 2 – Executar o Plano de Gerenciamento de Benefícios

Durante esta etapa os projetos iniciam o planejamento técnico e gerencial para criar os resultados – produtos, serviços e capacidades – que levarão a resultados para os beneficiários visando a realização dos benefícios.

  • Estabelecer um Plano de realização de benefícios que descreva as atividades necessárias para alcançar os benefícios planejados, contendo uma linha do tempo e as ferramentas e recursos necessários para garantir que os benefícios sejam realizados ao longo do tempo.
  • Acompanhar os benefícios ao longo do ciclo de vida do projeto.
  • Monitorar e controlar o projeto para garantir que ele permaneça alinhado com os objetivos estratégicos da organização.
  • Acompanhar e relatar o progresso do projeto para as principais partes interessadas, de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

Etapa 3 – Sustentar a realização de benefícios

Esta fase centra-se na aceitação e utilização dos resultados que criam resultados que conduzem à realização de benefícios. A manutenção dos benefícios (as atividades em andamento realizadas pelos beneficiários e beneficiários do benefício) garante a continuação dos resultados e benefícios alcançados através dos resultados dos projetos.

  • Fazer a transição das entregas do projeto para o negócio.
  • Manter comunicações inter funcionais fortes, envolvimento e compartilhamento de lições aprendidas.
  • Monitorar e medir o desempenho dos benefícios e relatar os resultados para as principais partes interessadas.
  • Apoiar os usuários e desenvolver casos de negócios para futuras iniciativas visando atender às necessidades operacionais.

Desbenefícios?

Praticamente um neologismo, “desbenefícios” seriam as  desvantagens oriundas de uma saída de um portfólio, programa ou projeto percebida como desfavorável. Por exemplo, um programa de expansão de rodovias realizado em uma parceria público-privada pode ter como benefício é a rápida construção de faixas adicionais  No entanto, uma desvantagem desta abordagem são os pedágios. Essas desvantagens devem ser levadas em consideração na tomada de decisões sobre o gerenciamento da realização de benefícios.

Quais os papéis envolvidos no gerenciamento de benefícios?

Embora os benefícios sejam percebidos no dia-a-dia da organização, o gerenciamento da realização de benefícios é uma responsabilidade compartilhada entre o patrocinador, o gerente do projeto, o proprietário do negócio, executivos e líderes seniores, mesmo quando um proprietário de benefícios dedicado é indicado para o projeto.  A seguir vemos alguns papéis envolvidos:

Executivos

Como responsáveis pelo portfólio, os líderes executivos desempenham um papel fundamental na criação de uma cultura bem-sucedida de gerenciamento de benefícios. Eles definem o tom, incorporam esse valor à cultura da organização e atribuem a responsabilidade pelo gerenciamento de benefícios aos líderes e suas equipes – tanto no lado do projeto quanto no de operações de seus negócios.

Operações

A continuidade do projeto até as operações pode ser obtida incorporando alguém da equipe de desenvolvimento de operações ou estratégia à equipe do projeto ou fazendo a transição de alguns membros da equipe do projeto para funções operacionais.

Gerente de projetos

A realização de benefícios é um componente central do gerenciamento de projetos e programas. Quando os gerentes de projeto participam das discussões sobre análise de benefícios, é mais provável que eles se concentrem na criação de valor comercial, em vez de se focar somente nas entregas do projeto e nas medidas tradicionais de sucesso.
Desse modo, a ênfase deve ser colocada no envolvimento dos gerentes de projeto no início das discussões sobre análise de benefícios, alinhando os projetos com a estratégia de negócios. Durante a execução do projeto, os gerentes de projetos deve continuar a ajudar seus clientes a obter os benefícios que estão detalhados no caso de negócios.

a) Antes do início do projeto

    • Colabore com os líderes executivos e proprietários de empresas na identificação de benefícios como parte do desenvolvimento de casos de negócios.

b) Durante a iniciação do projeto

    • Valide os benefícios e seu alinhamento com a estratégia organizacional.

c) Durante o planejamento do projeto

    • Crie um plano de realização de benefícios.
    • Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) e medidas quantitativas para acompanhar os benefícios.
    • Estabeleça processos para medir o progresso em relação ao plano de realização de benefícios.
    • Crie um plano de comunicações necessário para registrar o progresso e informar às partes interessadas.

d) Durante a execução, monitoramento e controle do projeto

    • Monitore se o projeto está em andamento para entregar os benefícios esperados.
    • Rastreie métricas, sinalize e gerencie os riscos emergentes e comunique as informações que os líderes executivos precisam para decidir o futuro de um projeto se os benefícios direcionados estiverem em risco ou não forem mais relevantes.
    • Compreenda as realidades operacionais (como operacionalidade, manutenibilidade, custo total de propriedade, etc.)

e) Durante o encerramento

    • Faça a transição das entregas do projeto para negócios / operações. Isso inclui a transferência de conhecimento para os negócios, de modo a auxiliá-los a obter benefícios máximos dos produtos e evitar possíveis problemas.
    • Compartilhe as lições aprendidas que podem impactar os resultados futuros.
    • Atualize o plano de realização de benefícios. Observe que o plano de realização de benefícios pode continuar sendo atualizado durante a fase de sustentação.

Conclusão

A realização de benefícios é a chave para alcançar as metas ou objetivos estratégicos da organização. Projetos e programas são os principais veículos para oferecer os benefícios para ajudar a atingir esses objetivos estratégicos. Organizações que usam o gerenciamento formal de projetos para gerenciamento da realização de benefícios tendem a ter mais sucesso na entrega de valor. A realização de benefícios é uma responsabilidade compartilhada entre gerentes de projeto, proprietários de negócios, patrocinadores executivos e líderes seniores.

Referências:

[1]  Project Management Institute, 2018. Benefits realization management : a practice guide. Newtown Square ,PA: PMI.

[2] Project Management Institute. 2016. PMI Thought Leadership Series – Benefits Realization Management
Framework. Newtown Square, PA: PMI.